最近ではクラウド会計サービスの台頭により、会計ソフト入力は自動化・省力化の流れが加速しています。
簿記の知識が無くても、会計ソフトを導入するだけで簡単に試算表や決算書ができあがれば、それは素晴らしいことだと思います。
ただ現時点では、全く知識ゼロの状態で会計ソフト入力をしようと思うと、うまくいかずかなりストレスがかかると思います。
また、クラウド会計で自動的に入力が完了していると思い込んでいると、現金・預金残高がマイナスになっている！しかもそれを本人が気づいていない！
などといった事態もよくあります。
そんな時に、ほんの少しだけコツを覚えているだけで、驚くほど入力や事後の確認が楽になると思います。
仕訳の基本は、勘定科目を左右に分けて同額を記載
会社の決算や個人の青色申告で基本となる「複式簿記」。
これを一からマスターしていこう！とまでは思う必要ありませんが、一番初歩の部分は理解しましょう。
一つの取引を記録するのに、必ず左側と右側にそれぞれ勘定科目が入ります。
例えば、1月8日に事務用品を現金110円で購入した場合、
【1/8 消耗品費 110円 ／ 現金 110円 】
これが一つの仕訳になります。
左側を「借方」、右側を「貸方」などと呼びますが、この言葉は混乱の原因になるので覚えなくてよいです。
意味としては、費用の科目である消耗品費が110円発生、一方で資産の科目である現金が110円減少。となります。
現金・預金は増えたら左、減ったら右
慣れないうちは、仕訳を考えるときに、左右どちらに数字が入るか悩むことがあります。
まずは現金・預金がどちら側にくるか、これだけ理解しましょう。
・現金・預金を受け取ったら ⇒ 現金勘定は左側
・現金・預金を支払ったら ⇒ 現金勘定は右側
現預金の増減は、左がプラスで右がマイナス。これなら簡単にイメージできると思います。
その次に、現預金が増減した原因を、相手科目に入力します。
先ほどの例のように、事務用品を購入したため現金が減ったのなら、
【 消耗品費 110円 ／ 現金 110円 】
預金口座に100,000円入金があり、その原因が売上代金の振込だった場合、
【 預金 100,000円 ／ 売上高 100,000円】
出納帳形式で入力
会計ソフトへの入力のうち、大部分は現金や預金の動きになります。
やみくもに売上や仕入、経費の取引を入力していくうちに、気が付けば現金・預金の残高が合っていない！という事態に陥ります。
それを防ぐために、「出納帳入力」を活用します。
これは、預金の入力であれば預金の増減の入力を、残高を見ながらひたすら入力していく、という方法です。
このように、一般的な会計ソフトでは、画面上部に「普通預金」「三菱UFJ銀行」がセットされ、この口座の取引が並んでいきます。
そして各行の右端に「残高」が表示されていますので、その都度残高が合っているかを確認できます。
また、各行には相手方の勘定科目を入力しますが、この画面はあくまでも普通預金の入力なので、金額の入力は、預金が増えたら左側に、減ったら右側に入力します。
残高がズレた時の修正にも便利
時系列で残高が確認できるため、知らないうちに残高がずれてしまっていた場合でも、残高を照合していくとどのあたりでズレたのかが見つけやすくなります。
これらを参考に、まずは基本となる現金・預金の残高が正しくなるように取り組んでみましょう。
