ケーキやお菓子代などを、どこまで事業の経費に入れていいのかどうか、判断に迷うケースも多いと思います。
税理士が記帳を代行している場合でも、経費になるものならないものが混在したレシートの束を渡されると、実際に判断がつかないものも多いです。
ケーキ代やお菓子代の場合、同じケーキでも何に使ったかによって、経費かそうでないか答えが変わってきます。
その判断基準についてまとめてみました。
お菓子代が経費になる場合、ならない場合
◆経費になる場合の代表例は次の通りで、それぞれ記載の勘定科目を使用すると良いでしょう。
・贈答品、手土産などで取引先に送った・持参したもの･･･交際費
・お客様との打合せ時に提供したもの（自分も一緒に食べてOK)･･･会議費
・従業員の休憩用に用意しているもの（自分も一緒に食べてOK）･･･福利厚生費
◆一方、経費にならないものは次のようなものです。
・個人事業主や役員だけの会社で仕事中に自分が食べるお菓子･･･ダメ
・普段自分や家族、友人と食べるお菓子･･･ダメ
経費かどうか分かるように保管
そのお菓子は誰がいつどこで食べたのか？
そんなことまで個別に記録につけていくのはとても面倒ですが、何もなければ後になってレシートだけでは分からなくなります。
ではどうすればいいでしょうか？
何の目的で購入したものなのかは、もちろん購入時には分かりますよね。
上記の基準を参考に、経費になるものかどうかを購入時に判断します。
そして、経費になるレシートだけを残すようにします。
その際、例えば「贈答」「手土産」「会議用」「スタッフ用」など、レシートに簡単な一言メモを書いておくと、より一層完璧です。
そうすると、経費処理用に残しているレシートは全て事業用のものである、と判断することができます。
また、念のため、生活用として除外したレシートも、別の場所に保管しておくとよいでしょう。
後日、税務調査か何かの際に、「このとおり生活用のものは除外し、混在しないように管理しています」と言うことができます。
税務調査でどこまで確認される？
こういった少額で細かい経費については、後になって事実確認もできないため、税務調査時でもひとつひとつ経費性を判定していくのは困難です。
もし、会議費・交際費・福利厚生費などの決算数値が事業規模などから見て大きければ、科目の明細を見ながら、比較的金額の大きいものや、頻繁に出てくるものなどを中心に、質問や追及が入るかもしれません。
その際に、その説明に矛盾はないか、全体として常識の範囲内かどうか、という観点で判断していくしかないと思います。
先に触れたように、基準を持って処理しています、と言えれば問題ありません。
ところが、そこで毎日のようにスーパーやコンビニで購入した食料品のレシートが入っているなど、説明のつかない不自然なものが多く含まれているとかなり厳しくなります。
疑いの目を持って、その他の事項についても細かくチェックされることになりかねませんので、
あくまでも常識の範囲内で、自分なりの基準を持って、日々処理していくようにしましょう。
